會計檔案管理辦法

《會計檔案管理辦法》已經财政部部務會議、國(guó)家檔案局局務會議修訂通過,現将修訂後的(de)《會計檔案管理辦法》公布,自2016年1月1日起施行。

                                    中華人(rén)民共和(hé / huò)國(guó)财政部部長 樓繼偉

                                                          國(guó)家檔案局局長 李明華

2015年12月11日

會計檔案管理辦法

　　第一(yī / yì ／yí)條爲(wéi / wèi)了(le／liǎo)加強會計檔案管理,有效保護和(hé / huò)利用會計檔案,根據《中華人(rén)民共和(hé / huò)國(guó)會計法》《中華人(rén)民共和(hé / huò)國(guó)檔案法》等有關法律和(hé / huò)行政法規,制定本辦法。

　　第二條國(guó)家機關、社會團體、企業、事業單位和(hé / huò)其他(tā)組織(以(yǐ)下統稱單位)管理會計檔案适用本辦法。

　　第三條本辦法所稱會計檔案是(shì)指單位在(zài)進行會計核算等過程中接收或形成的(de),記錄和(hé / huò)反映單位經濟業務事項的(de),具有保存價值的(de)文字、圖表等各種形式的(de)會計資料,包括通過計算機等電子(zǐ)設備形成、傳輸和(hé / huò)存儲的(de)電子(zǐ)會計檔案。

　　第四條财政部和(hé / huò)國(guó)家檔案局主管全國(guó)會計檔案工作,共同制定全國(guó)統一(yī / yì ／yí)的(de)會計檔案工作制度,對全國(guó)會計檔案工作實行監督和(hé / huò)指導。

　　縣級以(yǐ)上(shàng)地(dì / de)方人(rén)民政府财政部門和(hé / huò)檔案行政管理部門管理本行政區域内的(de)會計檔案工作,并對本行政區域内會計檔案工作實行監督和(hé / huò)指導。

　　第五條單位應當加強會計檔案管理工作,建立和(hé / huò)完善會計檔案的(de)收集、整理、保管、利用和(hé / huò)鑒定銷毀等管理制度,采取可靠的(de)安全防護技術和(hé / huò)措施,保證會計檔案的(de)真實、完整、可用、安全。

　　單位的(de)檔案機構或者檔案工作人(rén)員所屬機構(以(yǐ)下統稱單位檔案管理機構)負責管理本單位的(de)會計檔案。單位也(yě)可以(yǐ)委托具備檔案管理條件的(de)機構代爲(wéi / wèi)管理會計檔案。

　　第六條下列會計資料應當進行歸檔:

(一(yī / yì ／yí))會計憑證,包括原始憑證、記賬憑證;

(二)會計賬簿,包括總賬、明細賬、日記賬、固定資産卡片及其他(tā)輔助性賬簿;

(三)财務會計報告,包括月度、季度、半年度、年度财務會計報告;

(四)其他(tā)會計資料,包括銀行存款餘額調節表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他(tā)具有保存價值的(de)會計資料。

　　第七條單位可以(yǐ)利用計算機、網絡通信等信息技術手段管理會計檔案。

　　第八條同時(shí)滿足下列條件的(de),單位内部形成的(de)屬于(yú)歸檔範圍的(de)電子(zǐ)會計資料可僅以(yǐ)電子(zǐ)形式保存,形成電子(zǐ)會計檔案:

(一(yī / yì ／yí))形成的(de)電子(zǐ)會計資料來(lái)源真實有效,由計算機等電子(zǐ)設備形成和(hé / huò)傳輸;

(二)使用的(de)會計核算系統能夠準确、完整、有效接收和(hé / huò)讀取電子(zǐ)會計資料,能夠輸出(chū)符合國(guó)家标準歸檔格式的(de)會計憑證、會計賬簿、财務會計報表等會計資料,設定了(le／liǎo)經辦、審核、審批等必要(yào / yāo)的(de)審簽程序;

(三)使用的(de)電子(zǐ)檔案管理系統能夠有效接收、管理、利用電子(zǐ)會計檔案,符合電子(zǐ)檔案的(de)長期保管要(yào / yāo)求,并建立了(le／liǎo)電子(zǐ)會計檔案與相關聯的(de)其他(tā)紙質會計檔案的(de)檢索關系;

(四)采取有效措施,防止電子(zǐ)會計檔案被篡改;

(五)建立電子(zǐ)會計檔案備份制度,能夠有效防範自然災害、意外事故和(hé / huò)人(rén)爲(wéi / wèi)破壞的(de)影響;

(六)形成的(de)電子(zǐ)會計資料不(bù)屬于(yú)具有永久保存價值或者其他(tā)重要(yào / yāo)保存價值的(de)會計檔案。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

　　第九條滿足本辦法第八條規定條件,單位從外部接收的(de)電子(zǐ)會計資料附有符合《中華人(rén)民共和(hé / huò)國(guó)電子(zǐ)簽名法》規定的(de)電子(zǐ)簽名的(de),可僅以(yǐ)電子(zǐ)形式歸檔保存,形成電子(zǐ)會計檔案。

　　第十條單位的(de)會計機構或會計人(rén)員所屬機構(以(yǐ)下統稱單位會計管理機構)按照歸檔範圍和(hé / huò)歸檔要(yào / yāo)求,負責定期将應當歸檔的(de)會計資料整理立卷,編制會計檔案保管清冊。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

　　第十一(yī / yì ／yí)條當年形成的(de)會計檔案,在(zài)會計年度終了(le／liǎo)後,可由單位會計管理機構臨時(shí)保管一(yī / yì ／yí)年,再移交單位檔案管理機構保管。因工作需要(yào / yāo)确需推遲移交的(de),應當經單位檔案管理機構同意。

單位會計管理機構臨時(shí)保管會計檔案最長不(bù)超過三年。臨時(shí)保管期間,會計檔案的(de)保管應當符合國(guó)家檔案管理的(de)有關規定,且出(chū)納人(rén)員不(bù)得兼管會計檔案。

　　第十二條單位會計管理機構在(zài)辦理會計檔案移交時(shí),應當編制會計檔案移交清冊,并按照國(guó)家檔案管理的(de)有關規定辦理移交手續。

　　紙質會計檔案移交時(shí)應當保持原卷的(de)封裝。電子(zǐ)會計檔案移交時(shí)應當将電子(zǐ)會計檔案及其元數據一(yī / yì ／yí)并移交,且文件格式應當符合國(guó)家檔案管理的(de)有關規定。特殊格式的(de)電子(zǐ)會計檔案應當與其讀取平台一(yī / yì ／yí)并移交。

　　單位檔案管理機構接收電子(zǐ)會計檔案時(shí),應當對電子(zǐ)會計檔案的(de)準确性、完整性、可用性、安全性進行檢測,符合要(yào / yāo)求的(de)才能接收。

　　第十三條單位應當嚴格按照相關制度利用會計檔案,在(zài)進行會計檔案查閱、複制、借出(chū)時(shí)履行登記手續,嚴禁篡改和(hé / huò)損壞。

　　單位保存的(de)會計檔案一(yī / yì ／yí)般不(bù)得對外借出(chū)。确因工作需要(yào / yāo)且根據國(guó)家有關規定必須借出(chū)的(de),應當嚴格按照規定辦理相關手續。

　　會計檔案借用單位應當妥善保管和(hé / huò)利用借入的(de)會計檔案,确保借入會計檔案的(de)安全完整,并在(zài)規定時(shí)間内歸還。

　　第十四條會計檔案的(de)保管期限分爲(wéi / wèi)永久、定期兩類。定期保管期限一(yī / yì ／yí)般分爲(wéi / wèi)10年和(hé / huò)30年。

　　會計檔案的(de)保管期限,從會計年度終了(le／liǎo)後的(de)第一(yī / yì ／yí)天算起。

　　第十五條各類會計檔案的(de)保管期限原則上(shàng)應當按照本辦法附表執行,本辦法規定的(de)會計檔案保管期限爲(wéi / wèi)最低保管期限。

　　單位會計檔案的(de)具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不(bù)相符的(de),應當比照類似檔案的(de)保管期限辦理。

　　第十六條單位應當定期對已到(dào)保管期限的(de)會計檔案進行鑒定,并形成會計檔案鑒定意見書。經鑒定,仍需繼續保存的(de)會計檔案,應當重新劃定保管期限;對保管期滿,确無保存價值的(de)會計檔案,可以(yǐ)銷毀。

　　第十七條會計檔案鑒定工作應當由單位檔案管理機構牽頭,組織單位會計、審計、紀檢監察等機構或人(rén)員共同進行。

　　第十八條經鑒定可以(yǐ)銷毀的(de)會計檔案,應當按照以(yǐ)下程序銷毀:

(一(yī / yì ／yí))單位檔案管理機構編制會計檔案銷毀清冊,列明拟銷毀會計檔案的(de)名稱、卷号、冊數、起止年度、檔案編号、應保管期限、已保管期限和(hé / huò)銷毀時(shí)間等内容。

(二)單位負責人(rén)、檔案管理機構負責人(rén)、會計管理機構負責人(rén)、檔案管理機構經辦人(rén)、會計管理機構經辦人(rén)在(zài)會計檔案銷毀清冊上(shàng)簽署意見。

(三)單位檔案管理機構負責組織會計檔案銷毀工作,并與會計管理機構共同派員監銷。監銷人(rén)在(zài)會計檔案銷毀前,應當按照會計檔案銷毀清冊所列内容進行清點核對;在(zài)會計檔案銷毀後,應當在(zài)會計檔案銷毀清冊上(shàng)簽名或蓋章。

　　電子(zǐ)會計檔案的(de)銷毀還應當符合國(guó)家有關電子(zǐ)檔案的(de)規定,并由單位檔案管理機構、會計管理機構和(hé / huò)信息系統管理機構共同派員監銷。

　　第十九條保管期滿但未結清的(de)債權債務會計憑證和(hé / huò)涉及其他(tā)未了(le／liǎo)事項的(de)會計憑證不(bù)得銷毀,紙質會計檔案應當單獨抽出(chū)立卷,電子(zǐ)會計檔案單獨轉存,保管到(dào)未了(le／liǎo)事項完結時(shí)爲(wéi / wèi)止。

　　單獨抽出(chū)立卷或轉存的(de)會計檔案,應當在(zài)會計檔案鑒定意見書、會計檔案銷毀清冊和(hé / huò)會計檔案保管清冊中列明。

　　第二十條單位因撤銷、解散、破産或其他(tā)原因而(ér)終止的(de),在(zài)終止或辦理注銷登記手續之(zhī)前形成的(de)會計檔案,按照國(guó)家檔案管理的(de)有關規定處置。

　　第二十一(yī / yì ／yí)條單位分立後原單位存續的(de),其會計檔案應當由分立後的(de)存續方統一(yī / yì ／yí)保管,其他(tā)方可以(yǐ)查閱、複制與其業務相關的(de)會計檔案。

單位分立後原單位解散的(de),其會計檔案應當經各方協商後由其中一(yī / yì ／yí)方代管或按照國(guó)家檔案管理的(de)有關規定處置,各方可以(yǐ)查閱、複制與其業務相關的(de)會計檔案。

　　單位分立中未結清的(de)會計事項所涉及的(de)會計憑證,應當單獨抽出(chū)由業務相關方保存,并按照規定辦理交接手續。

　　單位因業務移交其他(tā)單位辦理所涉及的(de)會計檔案,應當由原單位保管,承接業務單位可以(yǐ)查閱、複制與其業務相關的(de)會計檔案。對其中未結清的(de)會計事項所涉及的(de)會計憑證,應當單獨抽出(chū)由承接業務單位保存,并按照規定辦理交接手續。

　　第二十二條單位合并後原各單位解散或者一(yī / yì ／yí)方存續其他(tā)方解散的(de),原各單位的(de)會計檔案應當由合并後的(de)單位統一(yī / yì ／yí)保管。單位合并後原各單位仍存續的(de),其會計檔案仍應當由原各單位保管。

　　第二十三條建設單位在(zài)項目建設期間形成的(de)會計檔案,需要(yào / yāo)移交給建設項目接受單位的(de),應當在(zài)辦理竣工财務決算後及時(shí)移交,并按照規定辦理交接手續。

　　第二十四條單位之(zhī)間交接會計檔案時(shí),交接雙方應當辦理會計檔案交接手續。

　　移交會計檔案的(de)單位,應當編制會計檔案移交清冊,列明應當移交的(de)會計檔案名稱、卷号、冊數、起止年度、檔案編号、應保管期限和(hé / huò)已保管期限等内容。

交接會計檔案時(shí),交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列内容逐項交接,并由交接雙方的(de)單位有關負責人(rén)負責監督。交接完畢後,交接雙方經辦人(rén)和(hé / huò)監督人(rén)應當在(zài)會計檔案移交清冊上(shàng)簽名或蓋章。

電子(zǐ)會計檔案應當與其元數據一(yī / yì ／yí)并移交,特殊格式的(de)電子(zǐ)會計檔案應當與其讀取平台一(yī / yì ／yí)并移交。檔案接受單位應當對保存電子(zǐ)會計檔案的(de)載體及其技術環境進行檢驗,确保所接收電子(zǐ)會計檔案的(de)準确、完整、可用和(hé / huò)安全。

　　第二十五條單位的(de)會計檔案及其複制件需要(yào / yāo)攜帶、寄運或者傳輸至境外的(de),應當按照國(guó)家有關規定執行。

　　第二十六條單位委托中介機構代理記賬的(de),應當在(zài)簽訂的(de)書面委托合同中,明确會計檔案的(de)管理要(yào / yāo)求及相應責任。

　　第二十七條違反本辦法規定的(de)單位和(hé / huò)個(gè)人(rén),由縣級以(yǐ)上(shàng)人(rén)民政府财政部門、檔案行政管理部門依據《中華人(rén)民共和(hé / huò)國(guó)會計法》《中華人(rén)民共和(hé / huò)國(guó)檔案法》等法律法規處理處罰。

　　第二十八條預算、計劃、制度等文件材料,應當執行文書檔案管理規定,不(bù)适用本辦法。

　　第二十九條不(bù)具備設立檔案機構或配備檔案工作人(rén)員條件的(de)單位和(hé / huò)依法建賬的(de)個(gè)體工商戶,其會計檔案的(de)收集、整理、保管、利用和(hé / huò)鑒定銷毀等參照本辦法執行。

　　第三十條各省、自治區、直轄市、計劃單列市人(rén)民政府财政部門、檔案行政管理部門,新疆生産建設兵團财務局、檔案局,國(guó)務院各業務主管部門,中國(guó)人(rén)民解放軍總後勤部,可以(yǐ)根據本辦法制定具體實施辦法。

　　第三十一(yī / yì ／yí)條本辦法由财政部、國(guó)家檔案局負責解釋,自2016年1月1日起施行。1998年8月21日财政部、國(guó)家檔案局發布的(de)《會計檔案管理辦法》(财會字〔1998〕32号)同時(shí)廢止。

　　附表：1.企業和(hé / huò)其他(tā)組織會計檔案保管期限表

    2.财政總預算、行政單位、事業單位和(hé / huò)稅收會計檔案保管期限表

附表1

企業和(hé / huò)其他(tā)組織會計檔案保管期限表

附表2

  财政總預算、行政單位、事業單位和(hé / huò)稅收會計檔案保管期限表

注：稅務機關的(de)稅務經費會計檔案保管期限，按行政單位會計檔案保管期限規定辦理。